फोन कॉल, "गोगलगाय" मेल आणि अगदी काही प्रसंगी, समोरा-समोरच्या बैठकांपेक्षा इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषण हा दिवस अधिक लोकप्रिय होत आहे. वैद्यकीय कार्यालयासह कोणत्याही व्यावसायिक सेटिंगमध्ये सहकारी, रुग्ण, डॉक्टर, रुग्णालये, विक्रेते किंवा इतर व्यावसायिकांना ईमेल पाठविताना अनेक गोष्टी विचारात घेणे महत्वाचे आहे.
लोक त्यांचे दिवसाचे उघडणे आणि ईमेल वाचण्याचा एक मोठा भाग खर्च करतात.
निर्णायक आणि बिनमहत्त्वाच्या ईमेलवर मौल्यवान वेळ वाया जाऊ नये. आपण फोनवर, मेलच्या पत्रव्यवहारावर किंवा समोरासमोर वापरू शकणारे समान व्यावसायिकता एखाद्या ईमेलद्वारे देखील व्यक्त केले पाहिजे. नेहमी लक्षात ठेवा की एक ई-मेल म्हणजे संवादाचा एक प्रकार आणि रिसीव्हरने संदेशाची ज्या पद्धतीने व्याख्या केली आहे तीच महत्त्वाची गोष्ट आहे.
ईमेल तयार करुन पाठविण्यापूर्वी स्वत: ला अनेक प्रश्न विचारा.
- मी पाठवत असलेल्या माहितीसाठी सर्वोत्तम संप्रेषणाची ईमेल आहे का?
- हे व्यावसायिक आहे का?
- HIPAA सहत्व आहे का?
- ते मला आणि वैद्यकीय कार्यालयाचे अचूकपणे प्रतिनिधित्व करते का?
ईमेल शिष्टाचार नियम # 1
आपण SEND वर जाण्यापूर्वी आपल्या संदेशामधील सामग्रीबद्दल विचार करा. एक फोन कॉल किंवा मीटिंगऐवजी ईमेल आपल्या संदेशासाठी उचित संपर्काचा प्रकार आहे याची खात्री करा. लक्षात ठेवा की सामग्रीने प्रतिमा आणि आपल्या वैद्यकीय कार्यालयाकडून अपेक्षित व्यावसायिकतेचा स्तर प्रतिबिंबित करावा.
अश्लील, आक्षेपार्ह, निंदात्मक, बदनामीकारक, वर्णद्वेषी किंवा लैंगिक प्रकृति असलेल्या कोणत्याही ईमेल पाठवू नका , अग्रेषित करू नका किंवा प्रत्युत्तर देऊ नका . पेनल्टीज आपण आणि मेडिकल ऑफिससाठी गंभीर असू शकतात
ईमेल शिष्टाचार नियम # 2
योग्य व्याकरण, विरामचिन्हे आणि शब्दलेखन वापरा. पुन्हा एकदा, तुमचा संदेश आपल्या मेडिकल ऑफिसचा प्रतिबिंब आहे.
तसेच, संदेश संक्षिप्त ठेवणे आणि आपल्या संदेशासाठी योग्य मांडणी वापरणे सुनिश्चित करा जे वाचण्यास सोपे करते. आपण SEND ला फॉलो करण्यापूर्वी आपल्या ईमेलची पुष्टी करा
हे सगळे CAPS वापरू नका कारण हे ऑनलाइन जगात चिडून किंवा ओरडत आहे. शब्द किंवा वाक्यांश यावर जोर देण्यासाठी ठळक किंवा तिर्यक वापरा. तसेच, अत्यंत फॅन्सी किंवा अजीब फॉन्ट वापरणे टाळा, कारण यामुळे आपला ईमेल वाचणे अधिक कठीण होते.
ईमेल शिष्टाचार नियम # 3
योग्य प्राप्तकर्त्यांना ईमेल पाठविला जात आहे हे सुनिश्चित करा वैद्यकीय कार्यालयातील माहिती, विशेषत: रूग्ण माहितीशी संबंधित, केवळ आधार समजून घेणे आवश्यक आहे. तसेच, "जंक मेल" म्हणून त्यांना संबंधित माहिती नसल्याचे लोक विचार करू शकतात.
वैयक्तिक आणि गोपनीय माहितीवर चर्चा करू नका किंवा रुग्णाची फायली एका ईमेलमध्ये जोडा. एखाद्या व्यक्तीचे खाते पुनरावलोकन करण्यासाठी सल्ला देण्यासाठी रुग्णाचा खाते क्रमांक किंवा वैद्यकीय रेकॉर्ड नंबर वापरा. आपली माहिती तेथे नोंद करावी.
ईमेल शिष्टाचार नियम # 4
शक्य असेल तेव्हा 24 तासाच्या आत व्यावसायिक ईमेलला प्रत्युत्तर द्या ते आपल्याला पुरेसा वेळ देत नसल्यास किमान उत्तर देण्यासाठी प्रतिसाद द्या की आपल्याला ईमेल प्राप्त झाला आहे आणि शक्य तितक्या लवकर आपण त्यांच्याकडे परत जाऊ शकाल.
स्पॅमला प्रत्युत्तर देऊ नका किंवा सदस्यता / सदस्यता रद्द करण्याची विनंती करू नका .
हे केवळ आपला स्पॅम जेवण करेल जे आपला व्यवसाय ईमेल करेल.
ईमेल शिष्टाचार नियम # 5
ईमेल्सच्या बाहेर भावना ठेवा. नम्र आणि व्यावसायिक व्हा पुरेसा वेळानंतर आपण त्यास अनौपचारिक ठरवू शकता, त्या प्रकारचे संबंध प्रस्थापित करण्यासाठी
एखाद्या ईमेलमध्ये असे काही बोलू नका जे आपल्याला नंतर पश्चात होऊ शकते. रागाने ईमेल पाठविणे किंवा प्रतिसाद देताना काळजी घ्या. कोणत्याही व्यक्तीबद्दल वैयक्तिक टिप्पणी कधीही करू नका, अशी टिप्पणी करा जे एखाद्याला दोष लावतील किंवा आपण काहीही न बोलता असे म्हणता येईल.
ईमेल शिष्टाचार नियम # 6
किमान विनोद, विनोद, आणि व्यंगपणा ठेवणे नका ईमेलमध्ये अनेकदा "अनुवाद गमावले" असतात आणि लोक नेहमीच विनोद करणार नाही.
प्राप्तकर्त्याच्या दृष्टीकोनातून त्याबद्दल विचार करा
चैन अक्षरे पाठवू नका , अग्रेषित करू किंवा प्रत्युत्तर देऊ नका . हे अव्यवसायिक वर्तन आहे आणि काही लोक यास जंक मेल असे म्हणतात. लक्षात ठेवा की आपण पाठवत असलेली कोणतीही सामग्री प्रतिमा आणि आपल्या वैद्यकीय कार्यालयाच्या अपेक्षा व्यावसायिकतेचा स्तर प्रतिबिंबित करावी.